Syddjurs først med digitale sager

Syddjurs har som den første kommune i Danmark scannet alle sine dokumenter. Dermed kan medarbejderne hente alle sager direkte fra computeren og give borgerne en bedre service.

Af
Af Lars Norman Thomsen

Missionen med at digitalisere 70.000 sager eller 800 hyldemeter papir er nu afsluttet i Syddjurs Kommune. Kommunen startede for to år siden et ambitiøst projekt, hvor ambitionen var at overgå til udelukkende digital sagsbehandling.
70.000 sager - svarer til 2,6 mio. billedfiler - er på de to år blevet lagret i kommunens centrale sagsbehandlingssystem.
Det drejer sig om byggesagsarkiverne og alle aktive papirsager ved overgangen til den nye storkommune. Sagerne stammer fra de gamle kommuner Rosenholm, Midtdjurs, Rønde og Ebeltoft.
Det har især været byggesagsarkiverne som har været den store udfordring i forhold til skanning. De mange kort og andet materiale i store formater fylder en del, også digitalt. Men alle sager er blevet skannet og er nu tilgængelige medarbejderne
Skanningen er foretaget af Post Danmark A/S og import til kommunens sagsbehandlingssystem er foretaget af Assemble A/S.

Tilfreds kommunaldirektør

Kommunaldirektør Nich Bendtsen glæder sig over, at missionen er ført til ende:
"Jeg er meget tilfreds med, at vi nu har alle sager digitalt. Det er et vigtig led i kommunens strategiske satsning på digital sagsbehandling. Det giver os helt nye muligheder for åbenhed overfor borgeren og for effektiv og konsekvent sagsbehandling."
Projektet er gennemført i forhold til planen, og budgettet er holdt til punkt og prikke

Døgnet rundt

Digitaliseringen af alle sager betyder, at Syddjurs Kommunes medarbejdere kan finde et dokument i arkivet på alle tider af døgnet, også hvis vedkommende medarbejder er i marken eller har behov for en oplysning i weekenden.
Den trælse tur i kælderen for at komme i fjernarkivet er hermed historie.

Borgeradgang

På Syddjurs Kommunes hjemmeside - www.syddjurs.dk - har det siden 1. jan. 2007 været muligt for borgerne at se åbne sager via modulet NemIndsigt. Næste skridt bliver at give borgerne adgang til de skannede byggesagsarkiver.
Det arbejdes der på i øjeblikket.

Publiceret 12 February 2009 10:03